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东华厚盾物资管理系统撬动国电信息化

 
时间 :2015-02-22 09:23:50 点击次数:1771  
 

  【IT168 信息化】

  信息化是解决企业物质采购管理过程中,“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、以次充好、收受回扣等最有效的方式之一,也是降低企业成本,增加企业竞争力的最有力保障。因此,企业物质采购管理信息化再次被人们提上了议事日程,引起了业界的高度重视。十二五期间,我国信息化工作的重大突破,将有可能着眼于从全面预算管理信息化过渡到物质采购流程信息化,这是一次转折。

  为了应对竞争,企业近年来在采购管理方面广泛进行流程的优化和再造,期望能够通过优化采购管理流程,在竞争中占据有利的位置。在北京,东华厚盾公司的战略客户北京国电公司在多年的采购管理实践经验的支持下,在对客户现有采购流程及相关业务进行充分调研和分析的基础上,结合当今最先进的采购管理思想及软件设计思想,在厚盾成熟的全面预算管理软件平台下开发了一个全新的物资采购信息系统。这套系统,将具有广泛的代表性和应用价值。

  进入21世纪,从某种意义上说,市场上只有供应链而没有企业,采购是企业供应链管理过程中表现形式之一。21世纪的竞争已不再是企业和企业之间的竞争,而是供应链和供应链之间的竞争。企业不仅要强化单个企业内部的资源管理,还要建立起“供应链竞争”的战略理念,协同上下游合作伙伴“一起玩儿”,通过供应链管理系统形成一个共生环境,建立起以我企业为核心、整合上下游的交易流程,在整个供应链上增效挖潜,实现企业自身及其合作伙伴的利益最大化、总成本最小化。

  传统采购 本田汽车公司是如何进行物质采购管理的呢?

  20世纪80年代,日本汽车工业因为大力改善采购工作,平均每一辆汽车成本节省了近600美元。在极大增加了日本汽车公司利润的同时,也极大增强了日本汽车的国际市场竞争力。

  本田汽车公司的采购管理工作很具有代表性。本田公司每辆车80%的成本都用于从外部供应商购买零部件,每年在供应商处的购买额达60亿美元。他们认为供应商的状况对本田公司的赢利至关重要,好的供应商最终会带来低成本、高质量的产品和服务,因此必须与供应商建立长期合作伙伴关系。

  本田公司实施采购管理的一项重要举措是“最佳伙伴”项目。首先,本田公司与供应商的关系是一种“永久关系”。一旦与某家供应商签约,就希望这种关系能够保持25年至50年。其次,本田公司摒弃传统的拼命压价的采购方式,转而采用一种新的方式,他们追求“如何利用供应商的技能来增强自己在最终市场的竞争力”的最终结果。据本田公司的报告,供应商帮助、参与设计雅阁(Accord)轿车,把每辆车的生产成本降低了21.3%。显然,采购部门不再是单纯地负责购买货物,还能够创造价值并推动企业经营战略的实施。

  信息化采购 东华厚盾物资管理系统快速撬动北京国电业务

  东华厚盾物资管理系统系统利用信息和网络技术手段,帮助企业动态掌握和控制物资采购的全过程,实现了采购过程的商流、物流、信息流的结合,为企业打造了一个具有完善的流程控制、客观的供应商评价、详尽的物资管理功能的平台。并通过这样一个平台,为企业提供了便捷、高效的集中采购采购管理模式,避免了物资需求单位各自为政、多头对外的封闭状态,减少了重复采购现象,实现了零库存,从而有效地整合了企业的资源,成就了企业整个采购产业链的高效流畅运转,提高了企业的核心竞争力;同时,为供应商也提供了一个进行商品展示、订单管理、发货管理的平台,帮助企业和供应商双方都降低了管理成本,促进了采供双方的良性合作,创造了一个共享、共赢的市场环境。

  一、该系统的主要用户

  (物资采购)归口管理经办人、负责人;部门采购管理员、部门负责人;预算(费用)部门负责人;财务(稽核、负责人、出纳);供应商;系统管理员

  二、该系统的主要流程实现:

  系统初始化阶段

  企业物资采购归口管理部门的系统管理员在系统中设置商品分类、供应商分类,并添加经审查通过后的供应商信息、为供应商设置可以上架的商品分类并开通供应商帐号。此后供应商可以通过专门的URL登录系统,上载商品信息,经管理员审批后显示为上架状态。

  在线采购及审批

  部门采购员登录系统浏览或检索商品,将选中的商品放入购物车,生成订单并提交申请,经部门负责人审批后,提交至预算(费用)部门负责人。预算(费用)部门负责人可通过待办事项收到待审批的订单申请,并在系统中进行审批(审批过程中可查看需求部门负责人审核意见、可查看可用预算及预算执行明细情况,可修改采购数量等),审批完毕后系统根据订单明细中每项商品对应的供应商自动分拆为各供应商的采购单,分发给各个供应商。

  商品发运及验收

  各供应商登录系统,可通过待办或待处理采购单列表,查看到分发给自己的采购单,并可根据明细分批次打印送货单,打印时,可选择本次送货的商品及本次送货数量;


  部门采购员收到供应商提供的商品,进行验收后,分别在纸质及系统中的送货单上进行收货确认。

  商品结算

  供应商定期将已确认收货的发货单生成结算申请单,提交企业物资采购归口管理部门进行审批,审批通过后,可生成结算支付单并提交到财务部门。财务部门稽核及负责人审核通过后,系统自动生成预算管理系统中的待支付记录,出纳员核对原始发票、纸质结算单等是否真实完整,是否与待支付记录一致,对供应商进行支付。

  供应商评价

  各部门在商品使用过程中可以在系统里对供应商的商品质量、送货的及时度等进行评价反馈,为企业物资采购管理部门对供应商做出合理评级、优胜劣汰提供可靠依据。

  与全面预算接口

  全面预算管理涉及企业的一切经营活动,物资采购也不例外。在物资采购管理的订单管理、采购借款管理、结算管理等多个环节都与全面预算管理有接口:在需求单位进行采购订单申请审批环节,需求单位需要明确所使用预算(费用)的责任单位及具体预算项目,审核审批环节根据该预算项目的预算情况(生效情况、已执行情况、在途情况、可用情况)以及执行明细等各种信息进行审批决策;在借款及结算环节,审核审批的各个环节(包括需求单位负责人、归口单位负责人、主管领导、财务等)都可以通过确认采购物资的收货情况、质量验收情况、借款情况、预算实际使用等各种情况为审批决策提供客观、真实、准确、全面的科学依据。

  在竞争日趋激烈的企业物质采购项目中,我们所面临的挑战是:在使供应商增加价值的同时,提升自己企业的竞争力,最终实现战略采购、信息化采购所带来的“增值”。使外部资源转化为具有竞争力的供应链协作关系,通过供应商增加价值的工作,来提升自己企业的竞争力。